手軽に、事業用住所を確保できるバーチャルオフィスは、新たな事業を素早く展開したいユーザーに人気が高いですが、すべての事業に向いているわけではありません。
自宅や外出先で仕事ができるようなビジネスモデルには利用しやすい一方、毎日使用する作業場所や常設店舗が必要な場合には、レンタルオフィスや通常のオフィスの方が適していることもあります。
今回は、バーチャルオフィスが向いているユーザー・向いていないユーザーを整理し、自分がやろうとしている事業に合っているかを判断するポイントを考えてみましょう。
バーチャルオフィスとは？住所機能を中心に利用する拠点サービス
結論として、バーチャルオフィスとは「作業場所」ではなく、「ビジネス住所や拠点機能」を利用するサービス一般的にバーチャルオフィスは、実際の仕事場を借りるのではなく、事業用住所や郵便物の受け取りなどの拠点機能を利用するサービスです。
サービスによっては、法人登記ができたり、電話対応、会議室利用など、様々なオプションを用意しているバーチャルオフィスが存在します。
バーチャルオフィスが向いている人とは？
専用のオフィスを毎日使う必要がなく、場所に縛られず仕事ができる人には向いています。
オンライン中心で事業を行っている人
Web制作、デザイン、ライター、マーケティング、コンサルティング業など、パソコンを中心に仕事ができる事業では、常設のオフィスがあまり必要ないケースがあります。
自宅などで業務を行いながら、事業用住所や郵便対応だけを確保したい人にも利用しやすいサービスです。
起業初期で固定費を抑えたい人
スタートアップなど創業直後は、できるだけ毎月の固定費を抑えたいとお考えの方が多いと思います。
常設オフィスを借りる必要がないバーチャルオフィス利用になれば、事業に必要な拠点機能だけを利用することで、事業開始時の負担を抑えやすくなり、別のことに予算をあてることも可能となります。
自宅住所を公開したくない人
事業内容によっては、自宅を仕事場とできるけど、Webサイトや名刺などには別の事業用住所を使いたいとお考えの方が多いと思います。
仕事と生活の住所を分けたい個人事業主や小規模事業者にとって、バーチャルオフィスは選択肢のひとつになります。
地方企業が東京拠点として利用するケースもある
地方を主な活動拠点としながら、東京に事業上の窓口を持ちたい企業にも、バーチャルオフィスのサービスが役立ちます。
例えば、東京に事業用住所を設定した場合、常勤スタッフを置かなくても、郵便物の受取先として利用できるといった利用方法が可能となります。
さらに、会議室などを利用できるバーチャルオフィスなら、東京での打ち合わせが急に発生した場合にでも、迅速に対応できるので、スマートなビジネス展開にも役立ちます。
バーチャルオフィスが向いていないケースとは？
毎日利用する仕事場や、顧客が訪れやすい店舗などが必要な事業には向いていない場合があります。
来客対応が多い業種
対面での商談や来客が頻繁にある場合は、専用の会議室や受付、常設スペースが必要になることがあります。
会議室を利用できるバーチャルオフィスもありますが、利用頻度が高い場合は、レンタルオフィスなどと比較した方がよいでしょう。
常時スタッフが働く企業
複数のスタッフが毎日同じ場所で仕事をする場合は、固定席や社内ミーティング用のスペースが必要になります。
このようなケースでは、実際の仕事場を確保できるレンタルオフィスや賃貸オフィスの方が適しています。
来店型ビジネス
飲食店、美容室、小売店など、顧客が実際に訪れることを前提とした事業では、店舗や営業スペースが必要です。
そのため、住所機能を中心としたバーチャルオフィスだけで事業を完結させることは難しくなります。
「住所だけ」ではなく「使える拠点」が重要になる理由
事業用住所の確保だけで十分か、会議室なども必要になるかは事業内容によって異なります。
バーチャルオフィスのオプションサービスとして、以下のような内容を有するところがあります。
- 会議室利用
- ラウンジ利用
- 郵便物の受取可能
- 来客対応
こういったオプションサービスを必要に応じて利用できるか確認しておくのが重要となります。
日常的な仕事場までは必要ないものの、必要なときだけ実際のスペースを使いたい人には、このような実店舗型バーチャルオフィスが適しています。
バーチャルオフィスを選ぶ際のチェックポイント
自分の事業にバーチャルオフィスが向いていると判断した場合は、実際に契約して利用する前に、必要な機能があるかどうかをしっかり見極めましょう。
法人登記が可能か
法人登記を予定している場合は、利用する住所や契約プランが登記に対応しているか確認するのは必至です。
郵便物の受取・転送方法
郵便物の受取方法、転送頻度、通知方法などはサービスによって異なります。
会議室や打ち合わせスペースの有無
対面での打ち合わせを行う可能性がある場合は、会議室の利用条件や料金も確認しておきましょう。
エリア価値
所在地を重視する場合は、自社の事業内容や取引先との関係を考えながらエリアを選びます。
運営会社の信頼性
長期間利用する可能性があるため、運営会社の情報、契約条件、サポート体制なども確認しておくことが大切です。
よくある質問
Q.バーチャルオフィスでも法人登記できますか？
A.法人登記に対応しているバーチャルオフィスがあります。ただし、サービスやプラン、事業内容によって条件が異なるため、契約前の確認が必要です。
Q.自宅住所を公開せずに利用できますか？
事業用住所としてバーチャルオフィスの住所を利用することで、自宅住所を公開する機会を減らせます。ただし、手続きや事業内容によって自宅住所などの情報が必要になる場合があります。
Q.郵便物の受取はできますか？
A.郵便物の受け取りや転送に対応しているサービスがあります。利用方法や料金は施設によって異なります。
Q.来客対応や打ち合わせは可能ですか？
A.会議室やラウンジなどを利用できるバーチャルオフィスであれば、必要なときに対面での打ち合わせができます。
Q.副業利用でも契約できますか？
A.個人事業主や副業で利用できるサービスもあります。契約条件はサービスごとに確認が必要です。
まとめ
バーチャルオフィスは、毎日使うオフィスを必要とせず、住所や郵便対応などの拠点機能を確保したい人に向いています。
特に、オンライン中心の事業、起業初期、自宅を仕事場としている人、地方企業の東京拠点などでは利用しやすいサービスです。
一方、スタッフが常時出社する企業、来客が頻繁にある事業、店舗を必要とする業種などでは、レンタルオフィスや通常のオフィスの方が適している場合があります。
大切なのは、バーチャルオフィスを利用できるかどうかではなく、自分の仕事に実際のスペースがどの程度必要なのかを基準に判断することです。
十番オフィスでは、住所利用に加えて、必要に応じた打ち合わせや来客などを想定した拠点利用も検討できます。
