バーチャルオフィスの最大の魅力と言えば、事業用の住所を利用しながら、オフィスにかかる固定費を抑えられるサービスです。自宅住所を公開したくない場合や、専用オフィスを必要としない事業との相性も抜群です。
一方で、常設の執務スペースがないなど、事業内容によっては向いていない場合もあります。
今回は、バーチャルオフィスの主なメリットとデメリットをご紹介します。バーチャルオフィスを利用前に確認してほしい内容をまとめてみました。
バーチャルオフィスとは？住所利用を中心とした拠点サービス
バーチャルオフィスは、事業用住所として利用できる他に、郵便物の受け取り・転送などの機能を利用できるサービスが含まれていることが多いです。
さらに施設によっては、法人登記、電話対応、会議室やラウンジなども利用できます。
専用のオフィスを借りるのではなく、事業に必要な機能だけをチョイスして利用できることが特徴です。
バーチャルオフィス最大のメリットは固定費を抑えられること
大きなメリットのひとつが、事業を始める際の、初期費用を抑えやすいことです。
一般的な賃貸オフィスでは、賃料のほか、敷金・保証金、設備費、光熱費などが必要になるケースがほとんどです。
バーチャルオフィスなら、住所や郵便対応など必要な機能を中心に契約できるため、専用オフィスを借りるより、固定費をグッと抑えることが可能となります。
自宅で業務が完結する事業
Web制作、広告運用、デザイン、動画編集、オンラインコンサルティングなど、パソコンとネット環境があれば業務を行える仕事では、常設のオフィスが必要ない場合があります。
このような事業では、メインの仕事は自宅やカフェなどで行い、事業に関する住所の設定や、郵便対応、必要なときの打ち合わせ場所だけを確保するという、フレキシブルな使い方ができます。
副業から事業を始めるケース
起業直後はもちろん、副業をスマートに始める場合なども、できるだけ固定費を増やしたくないというユーザーが多いかと。
その場合は、バーチャルオフィスのように、必要な機能だけを利用し、事業の成長に合わせてオフィス環境を変更していく方法も選択肢のひとつです。
自宅住所を公開しなくて済むことも大きなメリット
仕事とプライベートの住所を分けることも、事業を進めていく上で、とても重要な要素の一つとなります。
事業を行うと、Webサイトや名刺などに事業者の住所を掲載する場面があります。バーチャルオフィスの住所を事業用として利用できれば、自宅住所を公開する機会を減らせます。
特に自宅を仕事場としている個人事業主や小規模事業者にとって、プライバシーを確保しやすいことは大きな利点です。
都心エリアの住所は企業イメージに影響することがある
結事業の所在地は、企業イメージを構成する、重要な要素のひとつです。
麻布十番・六本木・広尾など、全国的に広く知られている都心エリアの住所を事業拠点として利用することで、取引先などに、信頼性が高い所在地として、認識してもらいやすくなる場合があります。
もちろん、住所だけで企業の信用が決まるわけではありませんので、事業内容や実績、取引状況などとあわせて評価されるものと考える必要があります。
バーチャルオフィスのデメリットと注意点
バーチャルオフィスは便利な要素が多くありますが、すべての事業に適しているわけではありません。
常設の執務スペースはない場合が多い
一般的なバーチャルオフィスでは、毎日自由に利用できる専用デスクや個室が用意されていない場合がほとんどです。
従業員が毎日出社する企業、大人数で仕事をする企業、在庫や機材を保管する必要がある事業などには、レンタルオフィスや賃貸オフィスのほうが適している場合があります。
来客対応機能は事前確認が必要
さらに、取引先との対面での打ち合わせが多い場合は、会議室や来客スペースを利用できるかを、契約前に確認しておく必要があります。
会議室の予約方法、利用料金、利用可能時間、受付対応の有無などは施設によって異なりますので注意してください。
「住所だけ」ではなく「使える拠点」かが重要になる
バーチャルオフィスには、住所利用を中心としたものだけでなく、会議室やラウンジなどを備えた施設もあります。
普段は自宅や地方で仕事をし、東京で商談するときだけ会議室を利用するといった使い方も可能です。
来客や対面での打ち合わせがある事業では、住所だけでなく、必要なときに実際の拠点として利用できるかも選ぶ基準になります。
十番オフィスのように、住所利用に加えて実際の拠点として利用できるサービスは、このような働き方にも対応しやすくなります。
バーチャルオフィス・レンタルオフィス・賃貸オフィスの違い
どのタイプが適しているかは、必要なスペースや事業規模によって異なります。
バーチャルオフィス
事業用住所など、必要な拠点機能を中心に利用します。
専用の執務スペースを必要としない個人事業主、副業、スタートアップ、地方企業の東京拠点などに利用されています。
レンタルオフィス
個室やデスクなど、実際に仕事ができるスペースを利用できます。
少人数の企業や、常設の仕事場が必要な事業に適しています。
賃貸オフィス
自社専用のオフィスを借りる方法です。
レイアウトや設備の自由度が高く、従業員数が多い企業や、設備・在庫などを置くスペースが必要な事業に適しています。
バーチャルオフィス選びで確認したいポイント
料金だけではなく、自分の事業に必要な機能が利用できるかを確認することが重要です。
法人登記に対応しているか
法人登記を予定している場合は、契約する住所やプランが登記に対応しているか確認します。
郵便物の管理方法
郵便物の転送頻度、通知方法、保管期間、直接受け取りが可能かなどを確認しておきましょう。
会議室や来客スペースの有無
対面での商談がある場合は、会議室や来客スペースの有無に加えて、料金や予約方法も確認します。
立地と住所の信頼性
Webサイトなどで公開される住所になるため、所在地や実際の施設について確認しておくことも大切です。
運営会社の実績
長期利用を考える場合は、運営会社の情報、運営実績、サポート体制、契約条件なども確認しておきましょう。
よくある質問
Q.バーチャルオフィスでも法人登記できますか？
A.法人登記に対応しているサービスがあります。ただし、住所や契約プラン、事業内容などによって条件が異なるため、契約前に確認が必要です。
Q.自宅住所は公開されませんか？
A.バーチャルオフィスの住所を事業用として利用することで、自宅住所を公開する機会を減らせます。ただし、事業内容や手続きによって自宅住所などの情報が必要になる場合もあるため、すべての場面で非公開にできるとは限りません。
Q.郵便物の受取はできますか？
A.郵便物の受け取りや転送に対応しているサービスがあります。転送頻度や受取方法などは施設によって異なります。
Q.来客対応や会議室利用は可能ですか？
A.施設によって異なります。会議室やラウンジ、受付などを利用できるバーチャルオフィスもあります。
Q.地方企業でも利用されていますか？
A.地方に本拠地を置きながら、東京での事業用住所や打ち合わせ拠点としてバーチャルオフィスを利用する方法があります。
まとめ
バーチャルオフィスには、オフィスの固定費を抑えやすい、自宅と事業の住所を分けられる、必要な拠点機能だけを利用できるといったメリットがあります。
一方で、専用の執務スペースが必要な事業や、従業員が常時勤務する事業などには適さない場合があります。
大切なのは、料金の安さだけではなく、自分の事業に必要な住所、郵便対応、会議室などの機能が揃っているかを確認することです。
東京で“使える拠点”を探している方へ
十番オフィスでは、法人登記や住所利用だけでなく、実際の打ち合わせや来客対応も視野に入れた拠点利用をサポートしています。
- 東京住所を利用したい
- 自宅住所を公開したくない
- 必要な時に使える拠点が欲しい
- 麻布十番・六本木エリアで検討したい
という方は、利用方法や空き状況についてお気軽にご相談ください。
